税理士が知っておくべき最新のビジネスツールとは？

ビジネスツールの種類と概要

今日、税理士法人向けのITツールが登場するなど、税理士業界にもDX化の波が押し寄せ、ITツールを活用した事務作業の自動化やペーパーレス化が進められています。そこで今回は税理士が使用するビジネスツールの概要についてご紹介します。

情報共有ツール

情報共有ツールは顧問先ごとに書類を簡単に分けられるため、アクセスするのに手間がかかりません。また、一部のツールでは書類ごとに締め切りを知らせてくれる「タスク」が設定できるため、提出忘れが許されない税務書類の管理に最適です。

さらに、管理されている書類はリアルタイムで更新が反映されるため、事務所内で情報の行き違いも起こらなくなります。また、アクセス権限を設定できる情報共有ツールであれば、「閲覧しかできない」メンバーをつくることも可能です。

このように、あらゆる情報を同時並行で管理し、厳格な締め切りがある業務が多い税理士事務所には「情報共有ツール」が合っていると言えます。

ナレッジ共有ツール

ナレッジ管理ツールには、事務所で共有するマニュアルや顧客情報をストックできます。

たとえば、「書類の作成方法」や「顧客対応の流れ」をマニュアル化しておけば、事務所内で業務を均一化できるだけでなく、新人の教育にも役立ちます。また、ナレッジ管理ツールには、「顧問先ごとの情報」や「対応記録」を保管することも可能です。
過去のナレッジを参照することで、同じような案件を受け持った際には役に立つでしょう。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、情報の保護を通して税理士事務所の業務に貢献します。

オンラインストレージにアップされたファイルは、スタッフであれば場所や時間を問わずに閲覧できます。万が一、PCが破損した場合も別の端末からオンラインストレージにアクセスできるので、重要な書類が紛失してしまうという心配はありません。

保存したファイルは簡単に共有することができ、さらに、拠点間でファイルの共有を一元管理できます。また、クライアントに共有することで、双方が同じファイルを編集でき、円滑に業務が進むでしょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールによって、税理士事務所内の業務分担が進みます。

コミュニケーションツールを導入すれば、業務の依頼や進捗の報告などが場所や時間を問わずにできます。また、コミュニケーションツールの一種であるチャットツールは、メールと比較して「会話するようなスピーディなやりとり」が可能です。

このように、コミュニケーションツールはスタッフ間でのやりとりを効率化させ、業務スピードを向上させます。ただし、コミュニケーションツールの多くは「大切な情報が流れてしまい探し出すのに苦労する」という欠点があるので注意しましょう。

クラウド会計ツール

クラウド会計ツールを導入すれば、税理士の主要業務を効率化できます。

経理業務の効率化が可能となり、簿記や経理の専門知識が少ない人でも利用しやすくなります。自動仕分け機能も搭載されており、だれでも簡単に入力でき、業務効率化に大きく貢献します。

端末はインターネットにつながる環境であれば、どのパソコンでも利用することができ、インストール型の会計ソフトでは、Windowsのみ対応などOSが限定的な場合もありますが、クラウド会計ツールはMacでの利用も可能ということも互換性が高く導入しやすい点もメリットの一つです。

データが一元管理されており、必要なデータ連携がしやすいことか、データの取り出しにも時間がかかりません。図表化することも可能ですので、迅速な情報分析も可能となります。

RPAツール

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、PC上で業務をロボットで自動化するソフトウェアです。

データの入力や転記、ファイルの複製といった単純作業の定型業務を自動化してくれるので、業務改善や働き方改革につながるとして注目されています。

業務効率化による従業員満足度の向上や、人的コストの削減も大きなメリットの一つです。
単純作業をロボットが行うことで、ミスが減少し仕事の精度が上がります。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、「業務の進捗」や「事務所全体の業務量」を把握するための機能を備えたツールです。

リアルタイムで状況を把握しやすくなり、作業がどのくらいまで進んでいるかを把握することができます。遅れがある場合は、増員するなど適切な人員配置が可能となります。

他にも、蓄積されたタスクはデータベースとして活用することができ、一つのプロジェクトにつき必要な人材の数や時間がわかりますし、タスクにかかった時間から原因を突き止めて、次の業務に活かすこともできます。

おすすめのビジネスツールの紹介

下記におすすめのビジネスツールを紹介します。

① 情報共有・ナレッジ共有ツール
『Stock』(情報共有ツール)
・顧問先ごとにノートをまとめられる「フォルダ」と締め切りを管理できる「タスク」があり、ITに詳しくない人でも気軽に使えます。
　『ナレカン』(ナレッジ共有ツール)
・ナレッジ管理に特化した機能があり、シンプルなツールです。

② オンラインストレージ
『Dropbox』・すべての情報をクラウドに保存でき、PCが故障しても、別端末からアクセスできます。
　・共有が簡単で、スタッフ同士の共有がスムーズに行えます。

③ コミュニケーションツール
『Chatwork』
・気軽にコミュニケーションがとれます
・タスク管理や、ファイル共有もできます。

④ クラウド会計
『freee』
・クラウド会計ツールの中で、シェア率No.1です。請求書機能が充実したソフトです。

『マネーフォワードクラウド会計』
　・ガイドやサポート体制の充実した、会計業務初心者の方でも使いやすいクラウド会計ツールです。
　
『勘定奉行クラウド』
・オービックビジネスコンサルタントが提供する「勘定奉行クラウド」は、高速なデータベース処理がうれしいクラウド会計システムです。

　『MyKomon』
　 ・工数分析や、勤怠管理、日報などあらゆる業務に対応できるだけの機能があります。
　 ・スマホでも使うことできます。

⑤ RPAツール
『EzRobot』
・定型業務を自動化できる
・税理士のニーズを踏まえており、全国の税理士法人と連携しながら開発が続けられています。

⑥ タスク管理
『ZoooU』
・税務業務タスクがテンプレート化されているため、自動でタスクが作成されます。そのため、タスクの抜け漏れが減少します。